कस्टम सॉफ्टवेयर तब उपयोगी हो सकता है जब स्पष्ट बिजनेस प्रक्रिया की जरूरत मौजूदा टूल से ठीक से पूरी न हो। साथ में रखरखाव और संचालन की जिम्मेदारी आती है। नया CRM या डैशबोर्ड बनवाने से पहले देखें कि मौजूदा टूल का सही सेटअप समस्या हल कर सकता है या नहीं।
एक काल्पनिक इंस्टॉलेशन बिजनेस में पूछताछ आती है, कर्मचारी अनुमान देता है, मैनेजर कोटेशन मंजूर करता है और टीम काम तय करती है। फैसला इन जिम्मेदारियों और डेटा के प्रवाह पर आधारित हो, केवल नया डैशबोर्ड चाहने पर नहीं।
प्रक्रिया में असली भूमिका लिखें
हर चरण का जिम्मेदार व्यक्ति, जरूरी जानकारी और पूरा होने की शर्त लिखें। देखें कि टीम कहां वही डेटा फिर भरती है या अनुरोध भूलती है। निजी विवरण हटाकर उदाहरण दें। टीम के अलग लोगों को प्रक्रिया अलग लगती हो तो सॉफ्टवेयर बनाने से पहले सहमति बनाएं।
बदलने से पहले सेटअप जांचें
जरूरी वर्कफ्लो और मौजूदा टूल की क्षमता मिलाएं। सुविधा वास्तव में गायब है या प्रशिक्षण व सेटअप की समस्या है, यह समझें। इंटीग्रेशन, एक्सपोर्ट और नियमित लाइसेंस खर्च देखें। तैयार टूल पर्याप्त हो सकता है; कस्टम सिस्टम के लिए स्पष्ट कारण और भविष्य का मालिक चाहिए।
रिकॉर्ड और अनुमति तय करें
हर रिकॉर्ड में आवश्यक फील्ड और उसे बनाने, बदलने, मंजूर करने व एक्सपोर्ट करने की भूमिका लिखें। सेल्स टीम को पूछताछ नोट चाहिए, लेकिन सभी वित्तीय रिकॉर्ड की जरूरत नहीं हो सकती। अनुमति इंटरफेस के पीछे भी जांची जाए; बटन छिपाना अकेले पहुंच नियंत्रण नहीं है।
वर्कफ्लो को जांच में बदलें
नमूना पूछताछ और अपेक्षित चरण परिवर्तन तैयार करें। डुप्लिकेट, गलत अपडेट, बिना अनुमति पहुंच, इंटीग्रेशन की विफलता और retry के बाद रिकवरी जांचें। रिपोर्ट को मूल रिकॉर्ड से मिलाएं। सहमत दायरे में एक्सपोर्ट और restore का प्रदर्शन भी लें, ताकि जरूरत के समय उनकी कमी सामने न आए।
हैंडओवर और अगला चरण
माइग्रेशन, ट्रेनिंग, स्रोत कोड, होस्टिंग, बैकअप और रखरखाव अलग लिखें। पहली रिलीज और टीम के फीडबैक के बाद आने वाला काम तय करें। KARODIAL से प्रक्रिया, भूमिका सूची और निजी जानकारी हटाए उदाहरणों के साथ कस्टम सॉफ्टवेयर पर चर्चा करें; अंतिम जिम्मेदारियां लिखित में रखें।
स्रोत और आगे की पढ़ाई
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